Het bestuur is eindverantwoordelijk voor AI
Het schoolbestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de keuzes die de organisatie rond AI maakt.
Dat sluit aan bij verantwoordelijkheden die het bestuur al heeft. Binnen de AVG is het bestuur verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen de AI Act kan een schoolbestuur gebruiksverantwoordelijke zijn wanneer het AI-systemen onder eigen verantwoordelijkheid wordt gebruikt. Ook het Normenkader IBP vraagt van onderwijsorganisaties dat eigenaarschap, rollen en verantwoordelijkheden formeel worden toegewezen.
Een aparte AI-directeur of AI-afdeling is daarvoor meestal niet nodig. Een heldere verdeling van bestaande verantwoordelijkheden wel.
Wij zouden binnen het bestuur één bestuurder AI in portefeuille geven. Deze bestuurder bewaakt aan de bestuurstafel de koers en neemt besluiten over de belangrijkste keuzes en risico’s. Voor technische, juridische en onderwijskundige expertise kunnen vervolgens de juiste mensen worden aangehaakt.
Onder deze portefeuillehouder is iemand nodig die de dagelijkse regie voert.
AI hoort breder te worden bekeken dan vanuit ICT
Veel vragen over AI beginnen bij een tool. Kan onze organisatie Copilot gebruiken? Mag deze applicatie met leerlinggegevens werken? Welke accounts hebben medewerkers nodig?
Daardoor komt AI al snel bij ICT terecht.
Techniek vormt slechts een deel van het vraagstuk. AI heeft ook invloed op de manier waarop leerlingen leren en leraren hun werk uitvoeren. Het raakt professionalisering, toetsing, werkdruk en de keuzes die je als onderwijsorganisatie maakt over goed onderwijs.
ICT heeft daarin een belangrijke rol. Privacy, HR, inkoop en informatiemanagement brengen ieder hun eigen expertise mee. De richting voor AI moet uiteindelijk aansluiten op de onderwijsvisie en bestuurlijke koers.
Daarom zien wij de regievoerder het liefst dicht bij onderwijsbeleid of onderwijskwaliteit. Vanuit die positie kan deze persoon de juiste expertise betrekken bij iedere keuze.
Zonder eigenaar ontstaan vanzelf verschillende keuzes
AI-gebruik stopt niet wanneer een bestuur nog geen beleid of eigenaar heeft aangewezen.
Een leraar maakt zelf een account aan bij een AI-tool. Een school start een pilot. HR organiseert een training. Een leverancier voegt ondertussen een AI-functie toe aan bestaande software.
Zo worden keuzes verspreid door de organisatie genomen.
Na verloop van tijd kan onduidelijkheid ontstaan over toegestane tools, het gebruik van leerlinggegevens en afspraken rondom toetsing. Nieuwe toepassingen moeten ergens worden beoordeeld. Hetzelfde geldt voor AI-functies die leveranciers toevoegen aan software die al binnen de organisatie wordt gebruikt.
Zonder centrale regie zoekt iedere school of medewerker daar zelf een antwoord op.
Het gevolg kan zijn dat scholen binnen hetzelfde bestuur verschillende afspraken hanteren. Ook het overzicht verdwijnt snel. Het bestuur weet dan onvoldoende welke toepassingen worden gebruikt en waar mogelijke risico’s zitten.
Daar staat nog iets tegenover. Goede toepassingen blijven sneller lokaal. Een werkwijze die op één school veel tijd bespaart, bereikt andere scholen misschien nooit.
Duidelijk eigenaarschap helpt daardoor ook om ervaringen uit scholen te verzamelen en succesvolle toepassingen breder te benutten.
Eén regievoerder houdt het overzicht
Onder de bestuurder met AI in portefeuille zouden wij één regievoerder aanwijzen.
Deze rol kan onderdeel zijn van een bestaande beleidsfunctie. De regievoerder krijgt voldoende tijd en mandaat om overzicht te houden en onderwerpen verder te brengen.
Daarbij gaat het bijvoorbeeld om gebruikte AI-toepassingen en bestaande afspraken. Ook nieuwe vragen vanuit scholen komen hier samen. Wanneer een onderwerp om bestuurlijk besluit vraagt, zorgt de regievoerder dat het op de juiste tafel terechtkomt.
Voor inhoudelijke beoordeling wordt expertise uit de organisatie betrokken.
ICT kijkt naar techniek en beheer. HR kan zich richten op professionalisering. Onderwijskundige expertise helpt bij vragen over leren en lesgeven. Privacy-expertise beoordeelt wat er gebeurt met persoonsgegevens.
De functionaris gegevensbescherming heeft hierin een aparte positie. De FG moet onafhankelijk kunnen adviseren en toezicht houden op de toepassing van privacywetgeving. Eigenaarschap over AI-keuzes past daarom niet bij deze toezichthoudende rol.
Zo ontstaat een heldere verdeling: het bestuur stelt de kaders, de regievoerder bewaakt de samenhang en experts adviseren vanuit hun vakgebied.
De schooldirecteur vertaalt de kaders naar de school
Een deel van de afspraken rond AI kun je het beste bovenschools regelen.
Denk aan toegestane tools, contracten en afspraken over persoonsgegevens. Ook de beoordeling van toepassingen met grotere risico’s hoort op bestuursniveau thuis. Daarmee voorkom je dat iedere school dezelfde vraag opnieuw moet uitzoeken.
Binnen die kaders heeft een school ruimte nodig.
De directeur kan samen met het team bepalen hoe AI past bij het onderwijsconcept van de school. Ook afspraken met leerlingen en de professionalisering van medewerkers krijgen op schoolniveau een concrete invulling.
Zo blijft de verdeling werkbaar. Het bestuur zorgt voor gemeenschappelijke kaders en de school bepaalt hoe AI daarbinnen wordt toegepast.
Praktische afspraken kunnen daarbij helpen. Een school kan binnen de vastgestelde kaders zelf experimenteren met toegestane toepassingen. Bij een nieuwe toepassing die buiten deze afspraken valt, wordt de regievoerder betrokken.
Scholen houden zo ruimte en vrijheid om te ontwikkelen, en het bestuur haakt aan bij toepassingen die extra aandacht vragen.
Medewerkers blijven verantwoordelijk voor hun eigen gebruik
Ook medewerkers dragen verantwoordelijkheid voor de manier waarop zij AI in hun werk gebruiken.
Van medewerkers mag worden verwacht dat zij AI-output controleren voordat ze deze gebruiken. Ze werken met de afgesproken tools en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Beslissingen over leerlingen blijven onder menselijke verantwoordelijkheid vallen.
De organisatie moet daarvoor wel duidelijke voorwaarden creëren.
Medewerkers moeten weten welke tools ze kunnen gebruiken, welke informatie daarin verwerkt mag worden en wanneer extra controle nodig is. Ook moet duidelijk zijn waar iemand terechtkan bij twijfel.
Daar komt AI-geletterdheid bij kijken. Sinds februari 2025 vraagt artikel 4 van de AI Act organisaties maatregelen te nemen om de AI-geletterdheid van medewerkers te ondersteunen.
Scholing is daar een onderdeel van. Duidelijke afspraken, voorbeelden uit de eigen praktijk en ruimte om ervaring op te doen horen daar eveneens bij.
Het bestuur organiseert daarmee de voorwaarden voor verantwoord gebruik. Medewerkers passen deze afspraken toe in hun dagelijkse werk en geven signalen terug wanneer zij tegen nieuwe situaties aanlopen.
Kader, regie en toepassing
Wij zouden de verantwoordelijkheden rond AI binnen een schoolbestuur verdelen over drie niveaus.
Het bestuur bepaalt het kader.
Hier liggen de visie op AI, de risicobereidheid en de bovenschoolse afspraken. Eén bestuurder krijgt AI in portefeuille en blijft bestuurlijk aanspreekbaar op het onderwerp.
De regievoerder organiseert de uitvoering.
Deze persoon houdt zicht op gebruikte toepassingen en zorgt dat vragen op de juiste plek terechtkomen. De regievoerder betrekt expertise uit onderwijs, ICT, privacy, HR en andere relevante disciplines.
De school bepaalt de toepassing.
De directeur en het team vertalen de kaders naar hun eigen onderwijs. Zij bepalen hoe toegestane toepassingen worden ingezet en welke afspraken daarbij nodig zijn voor medewerkers en leerlingen.
Medewerkers gebruiken AI vervolgens binnen deze afspraken.
Informatie moet daarbij ook terugstromen. Scholen signaleren nieuwe behoeften en delen ervaringen met de regievoerder. Die kan succesvolle toepassingen verder brengen en nieuwe risico’s bij het bestuur neerleggen.
Op die manier blijft het beleid aansluiten op wat er daadwerkelijk in scholen gebeurt.
Begin met het aanwijzen van eigenaarschap
Voor schoolbesturen die AI nog niet duidelijk hebben belegd, kan de eerste stap klein blijven.
Wijs één bestuurder aan die AI in portefeuille krijgt. Benoem vervolgens wie de dagelijkse regie voert en leg vast welk mandaat daarbij hoort.
De eerste opdracht voor deze regievoerder is vervolgens om de huidige situatie in kaart te brengen. Welke AI-toepassingen worden al gebruikt? Welke afspraken bestaan er? En welke onderwerpen vragen nog om een besluit?
Met dat overzicht kan het bestuur bepalen welke kaders bovenschools nodig zijn en waar scholen zelf ruimte krijgen.
AI hoeft daarvoor geen aparte organisatiestructuur te krijgen. Het onderwerp kan worden opgenomen in bestaande beleidsplannen, overlegmomenten en kwaliteitscycli. Zo wordt de verantwoordelijkheid onderdeel van de manier waarop het bestuur al werkt.
AI wordt binnen scholen steeds normaler. Daarmee groeit ook de behoefte aan duidelijke verantwoordelijkheden.
Het bestuur draagt die eindverantwoordelijkheid. De volgende stap is zorgen dat iemand de regie krijgt om daar in de praktijk invulling aan te geven.
Transparantie over deze blog
Deze blog is deels met hulp van AI opgesteld. De inhoud is vervolgens door NOBRAINERS beoordeeld, herschreven en redactioneel gecontroleerd. AI is gebruikt als ondersteuning bij onderzoek, structuur en SEO. De inhoudelijke keuzes, duiding en eindredactie liggen bij NOBRAINERS.