Beleid en praktijk liggen nog te vaak uit elkaar
Uit de Monitor Digitalisering Onderwijs 2025 blijkt dat AI bij meer dan de helft van de besturen en ongeveer vier op de tien scholen al onderdeel is van het beleid. Concrete richtlijnen blijven daarbij achter. Ongeveer 20% van de besturen en minder dan 5% van de scholen heeft die opgesteld.
Dat verschil is belangrijk.
Een beleidsdocument heeft namelijk een andere functie dan een praktische afspraak. Beleid beschrijft de uitgangspunten van de organisatie en legt uit welke keuzes zijn gemaakt. Een docent heeft tijdens het werk vooral behoefte aan een duidelijk antwoord op een concrete situatie.
Neem persoonsgegevens.
In beleid kan staan dat persoonsgegevens zorgvuldig moeten worden verwerkt bij het gebruik van generatieve AI. Voor een docent is een afspraak als deze makkelijker toepasbaar:
Zet geen namen, foto’s, cijfers of zorggegevens van leerlingen in een AI-tool die niet door de organisatie is goedgekeurd.
De bedoeling is hetzelfde. De tweede formulering vertelt alleen direct wat iemand moet doen.
Een goede afspraak beschrijft gedrag
Woorden als zorgvuldig, verantwoord en kritisch passen prima in beleid. Als werkinstructie laten ze veel ruimte voor interpretatie.
“Gebruik AI op een verantwoorde manier” klinkt duidelijk totdat twee collega’s moeten bepalen wat dat betekent bij een leerlingverslag.
Een praktische afspraak begint daarom bij gedrag.
Bijvoorbeeld:
Beleidsprincipe: AI-output wordt kritisch beoordeeld op juistheid en betrouwbaarheid.
Praktische afspraak: Een door AI geschreven bericht aan ouders lees je volledig na. Controleer namen, data en afspraken voordat je het verstuurt.
Of:
Beleidsprincipe: De professional houdt de regie bij beoordeling en besluitvorming.
Praktische afspraak: Het cijfer en het advies bepaal jij. AI kan een feedbackvoorstel doen dat je zelf controleert voordat de leerling het ontvangt.
Een bruikbare afspraak hoort bij een situatie die medewerkers herkennen. De grens moet duidelijk zijn zonder dat iemand juridische kennis nodig heeft.
Een eenvoudige test helpt: leg dezelfde situatie voor aan twee collega’s. Komen zij op basis van de afspraak tot dezelfde keuze? Dan is de regel waarschijnlijk concreet genoeg.
Welke afspraken moet iedere docent kennen?
Een volledig AI-beleid bevat al snel veel uitgangspunten. Die hoeven docenten niet allemaal uit hun hoofd te kennen.
De kernset moet vooral bestaan uit afspraken die tijdens het dagelijkse werk nodig zijn. Daarbij kijken wij naar situaties die vaak voorkomen en waarbij een verkeerde keuze gevolgen kan hebben.
Voor de meeste scholen kom je dan ongeveer op deze zes afspraken uit:
- Leerlinggegevens gaan alleen in goedgekeurde tools. Zet in andere AI-tools niets wat naar een leerling te herleiden is.
- Gebruik voor je werk de goedgekeurde AI-tools en je werkaccount. Zo blijven werk en privé gescheiden en weet de organisatie welke toepassingen worden gebruikt.
- Controleer wat AI voor je maakt voordat je het gebruikt. Lees bijvoorbeeld een ouderbericht volledig na en controleer feiten, namen en afspraken.
- Beslissingen over leerlingen neem je zelf. Een cijfer, niveau-inschatting of advies blijft een professioneel oordeel van de medewerker. Een AI-detector is daarbij ook geen bewijs dat een leerling AI heeft gebruikt.
- Maak bij opdrachten duidelijk hoe leerlingen AI mogen gebruiken. Zet erbij of AI is toegestaan en waarvoor.
- Weet waar je terechtkunt bij twijfel of een fout. Een medewerker moet direct weten bij wie een vraag of incident gemeld kan worden.
Deze zes regels vervangen het AI-beleid niet. Ze vormen de praktische laag erbovenop.
Het volledige beleid blijft beschikbaar voor verdieping. De kernregels moeten paraat zijn op het moment dat iemand ze nodig heeft.
Een document delen is pas het begin
Ook zes goede regels landen niet vanzelf in een organisatie.
Een pdf mailen of een poster ophangen kan helpen als naslag. Voor de introductie is meer nodig.
Gebruik bijvoorbeeld een teamoverleg om een paar herkenbare situaties te bespreken. Laat medewerkers eerst zelf bepalen wat zij zouden doen.
Mag je een leerlingverslag laten samenvatten door ChatGPT? Wat doe je als een leerling zegt dat een AI-detector ongelijk heeft? Kun je een gratis AI-tool gebruiken die een collega aanbeveelt?
Juist wanneer antwoorden uiteenlopen, ontstaat een goed gesprek over de afspraken.
Daarna moet de informatie makkelijk terug te vinden zijn. Eén pagina met de kernregels, de lijst met goedgekeurde tools en het aanspreekpunt is vaak bruikbaarder dan het volledige beleidsdocument. Zet die pagina op een plek waar medewerkers toch al werken.
Vervolgens helpt herhaling. Pak bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg regelmatig één nieuwe situatie. Zo blijven de afspraken gekoppeld aan het dagelijkse werk en kunnen nieuwe vragen worden meegenomen.
Begin bij situaties uit de school
Bij het maken van kernregels ligt het voor de hand om het bestaande beleidsdocument erbij te pakken en de belangrijkste uitgangspunten samen te vatten.
Wij zouden een andere start kiezen.
Begin met situaties waarin docenten AI daadwerkelijk tegenkomen.
Neem bijvoorbeeld vijf herkenbare momenten:
- een ouderbericht laten herschrijven;
- feedback op een verslag laten voorstellen;
- lesmateriaal aanpassen aan verschillende niveaus;
- een leerling die mogelijk AI heeft gebruikt;
- een collega die een nieuwe AI-tool aanbeveelt.
Leg die situaties voor aan een aantal docenten van verschillende scholen en stel steeds dezelfde vraag:
Wat zou jij doen?
De verschillen tussen de antwoorden zijn interessant. Daar zit vaak precies de onduidelijkheid die een praktische afspraak moet oplossen.
Pak daarna het AI-beleid erbij. Controleer welk uitgangspunt van toepassing is en vertaal dat naar één concrete handelingsregel.
Zo ontstaat de afspraak vanuit een echte werksituatie in plaats van vanuit de formulering van het beleidsdocument.
De schoolleider heeft een belangrijke rol
Bestuursbrede afspraken zorgen voor duidelijkheid tussen scholen. De toepassing vindt uiteindelijk plaats binnen teams.
Daarom heeft de schoolleider een belangrijke rol bij het laten landen van de afspraken. De schoolleider plant momenten waarop medewerkers ermee oefenen, zorgt dat nieuwe collega’s dezelfde informatie krijgen en brengt vragen uit het team terug naar de organisatie.
De inhoud van de kernregels hoeft daarbij niet op iedere school opnieuw te worden bedacht. Afspraken over persoonsgegevens of goedgekeurde tools horen juist bestuursbreed duidelijk te zijn.
Een school kan wel eigen aanvullingen nodig hebben. Bijvoorbeeld over het gebruik van AI bij bepaalde opdrachten of binnen een specifieke leeftijdsgroep.
Zo blijft er ruimte voor de school zonder dat medewerkers binnen hetzelfde bestuur verschillende basisregels krijgen.
Controleer begrip met situaties
Aanwezigheid bij een training vertelt vooral dat iemand aanwezig was.
Als je wilt weten of een afspraak wordt begrepen, werkt een praktijksituatie beter.
Leg medewerkers bijvoorbeeld een paar keer per jaar enkele korte casussen voor en vraag wat zij zouden doen. Dat hoeft geen toets te worden. Een paar minuten tijdens een teamoverleg kan al laten zien waar onduidelijkheid zit.
Kijk daarnaast naar de vragen die binnenkomen.
Wanneer meerdere medewerkers dezelfde vraag stellen, kan dat betekenen dat een afspraak scherper moet. Ook incidenten en nieuwe toepassingen geven informatie over waar beleid en praktijk uit elkaar beginnen te lopen.
Het doel is dus niet om medewerkers voortdurend te controleren. Het bestuur wil weten of de afspraken duidelijk genoeg zijn om goede keuzes te kunnen maken.
Houd de kern stabiel en de toepassingen actueel
AI verandert snel. Dat betekent niet dat iedere nieuwe tool om nieuw beleid vraagt.
Veel kernregels kunnen langere tijd hetzelfde blijven.
De afspraak “gebruik alleen goedgekeurde tools voor leerlinggegevens” hoeft bijvoorbeeld niet te veranderen wanneer de organisatie van AI-tool wisselt. De lijst met goedgekeurde tools verandert dan wel.
Die scheiding maakt onderhoud eenvoudiger.
Bekijk de kernregels bijvoorbeeld jaarlijks opnieuw. De lijst met beschikbare toepassingen kan vaker worden bijgewerkt. Een incident, nieuwe wetgeving of een AI-functie die ineens in bestaande software verschijnt, kan aanleiding zijn om eerder te kijken.
Ook signalen uit scholen horen daarbij. Als dezelfde afspraak steeds vragen oproept, ligt het probleem misschien bij de formulering van de regel.
Beleid is geland als medewerkers weten wat ze moeten doen
Een vastgesteld beleidsdocument is een belangrijk vertrekpunt. De dagelijkse praktijk laat vervolgens zien of het beleid werkt.
Kunnen docenten bij herkenbare situaties dezelfde basiskeuzes maken? Weten ze welke tools zijn goedgekeurd? Is duidelijk waar ze terechtkunnen bij twijfel? En worden afspraken aangepast wanneer de praktijk daarom vraagt?
Dan begint beleid onderdeel te worden van het dagelijkse werk.
Voor schoolbesturen die deze stap nog moeten zetten, is de eerste actie eenvoudig.
Pak vijf situaties waarin docenten vandaag al met AI te maken krijgen en leg ze voor aan een aantal medewerkers. Vraag wat zij zouden doen. Waar de antwoorden uiteenlopen, ligt waarschijnlijk de eerste afspraak die concreter moet.
Zo begint de vertaling van AI-beleid niet bij nog een document, maar bij het moment waarop een medewerker daadwerkelijk een keuze moet maken.
Transparantie over deze blog
Deze blog is deels met hulp van AI opgesteld. De inhoud is daarna door NOBRAINERS beoordeeld, aangescherpt en redactioneel gecontroleerd. AI is gebruikt als ondersteuning bij onderzoek, structuur, formulering en SEO. De inhoudelijke keuzes, duiding en eindredactie liggen bij NOBRAINERS.