1. Mag ik deze gegevens in deze AI-tool zetten?
Dit is de vraag die medewerkers in de praktijk tegenkomen. De AVG stelt eisen aan elke verwerking van persoonsgegevens, zoals een geldige grondslag, doelbinding, dataminimalisatie en beveiliging. Verwerkt een leverancier gegevens namens de school, dan is ook een verwerkersovereenkomst nodig.
Een docent hoeft dat niet uit zijn hoofd te kennen. Voor het dagelijkse werk volstaat één regel:
Leerlinggegevens gaan alleen in AI-tools die de organisatie daarvoor heeft goedgekeurd.
In andere tools werk je zonder herleidbare gegevens. Dus geen namen, e-mailadressen, foto’s of cijfers. Let ook op de context: een uitgebreide beschrijving van een bijzondere situatie kan op een kleine school alsnog naar één leerling wijzen.
Kennisnet wijst op een minder zichtbaar punt. Ook als je geen persoonsgegevens in een prompt zet, verwerken AI-tools vaak gegevens over de gebruiker, zoals een e-mailadres, de sessieduur en het IP-adres. Zijn die naar een persoon te herleiden, dan zijn het ook persoonsgegevens.
2. Wat hebben we met de leverancier afgesproken?
“We hebben de betaalde versie.” Dat klinkt geruststellend. Op zichzelf zegt het weinig over privacy.
Een zakelijk of onderwijsaccount maakt betere instellingen en contractuele afspraken mogelijk. Die moeten dan wel gemaakt worden. Microsoft 365 Copilot laat zien waarom controle nodig blijft. SURF adviseerde het onderwijs eind 2024 om Copilot vooralsnog niet te gebruiken. Na aanpassingen ging de beoordeling naar oranje. Bij de update van eind mei 2026 stonden nog twee middelgrote risico’s open.
Bij een AI-leverancier wil je in elk geval weten:
- Waar worden gegevens, prompts en logs opgeslagen?
- Gebruikt de leverancier prompts, bestanden of output om modellen te trainen?
- Welke andere partijen verwerken de gegevens?
- Hoe lang worden gegevens bewaard en kunnen ze worden verwijderd?
- Worden gegevens buiten de Europese Unie verwerkt, en op welke basis?
Die vragen horen in het inkoop- en beoordelingsproces van de organisatie. Een docent hoeft niet zelf de voorwaarden van elke nieuwe chatbot uit te pluizen.
3. Hebben we de privacyrisico’s vooraf beoordeeld?
Een nieuwe AI-tool wordt enthousiast getest. Er komt een licentie en een maand later werken meerdere scholen ermee. Pas daarna komt de vraag bij de FG terecht. Dat is de verkeerde volgorde.
Brengt een verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich mee, dan is een DPIA verplicht. Bij AI in het onderwijs kan dat snel aan de orde zijn. Kinderen verdienen volgens de AVG extra bescherming, en bij nieuwe technologie noemt de AVG een DPIA nadrukkelijk.
Het risico verschilt per toepassing. Een lesopzet maken zonder leerlinggegevens is iets anders dan een AI-functie in het leerlingvolgsysteem die voorspellingen doet over leerlingen. Ook een nakijktool, een chatbot voor leerlingen of transcriptie bij een zorgoverleg vragen om een zorgvuldige afweging.
Scholen hoeven niet alles zelf te onderzoeken. SIVON en SURF voeren voor grote toepassingen DPIA’s uit voor de hele sector. Een bestuur bouwt daarop voort en voert de maatregelen in de eigen organisatie in.
Een nieuwe AI-toepassing met persoonsgegevens gaat pas live als de privacyrisico’s zijn beoordeeld.
Dat geldt ook als de AI-functie via een update verschijnt in software die al is goedgekeurd.
4. Neemt AI hier een beslissing over een leerling?
Een AI-tool kijkt een toets na en stelt een cijfer voor. De docent klikt op akkoord. Of dat menselijke controle is, hangt af van wat die controle inhoudt.
De AVG stelt grenzen aan besluiten die volledig geautomatiseerd tot stand komen en grote gevolgen hebben. De AI-verordening rekent systemen die leerresultaten beoordelen tot de hoog-risicotoepassingen. Na de wijziging van de verordening in juli 2026 gelden de verplichtingen daarvoor vanaf 2 december 2027.
“Er kijkt nog een docent naar” is dus te weinig. Een docent moet de uitkomst kunnen beoordelen, begrijpen wat AI heeft gedaan en ervan kunnen afwijken. Hoe groter de invloed op de schoolloopbaan, hoe belangrijker het is om vast te leggen wie beslist. Dat geldt ook voor systemen die een niveau adviseren of risico’s bij leerlingen signaleren.
Een cijfer, niveau of advies bepaalt een medewerker. AI ondersteunt daarbij.
Daarvoor moet het bestuur wel weten welke systemen op de scholen al scores, voorspellingen of adviezen over leerlingen maken.
5. Wat doen we als het toch misgaat?
Een medewerker beseft na het versturen van een prompt dat er gegevens van een leerling in stonden. Het slechtste wat dan kan gebeuren, is dat hij uit angst niets zegt.
De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt voor datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in AI-chatbots invoeren. Komen gegevens tegen de afspraken in zo’n tool terecht, dan kan het om een datalek gaan.
De medewerker hoeft niet zelf te bepalen of dat gemeld moet worden. Hij moet weten waar hij het intern meldt. De organisatie beoordeelt het incident. Moet een datalek gemeld worden, dan gebeurt dat zonder onredelijke vertraging bij de AP, zo mogelijk binnen 72 uur na ontdekking. Bij een hoog risico worden ook de betrokkenen geïnformeerd.
Per ongeluk persoonsgegevens gedeeld met een AI-tool? Meld het dezelfde dag bij het afgesproken aanspreekpunt.
Vier afspraken voor medewerkers
Een docent hoeft de AVG-artikelen niet paraat te hebben. De organisatie vertaalt ze naar gedrag. Vier afspraken zijn een goed vertrekpunt:
- Leerlinggegevens gaan alleen in goedgekeurde AI-tools.
- AI bepaalt nooit zelfstandig een cijfer, niveau of advies over een leerling.
- Leerlingen maken geen account aan bij een AI-tool die de school niet heeft goedgekeurd.
- Is er iets misgegaan met persoonsgegevens? Meld het dezelfde dag.
Het bestuur regelt de basis
Het bevoegd gezag is verwerkingsverantwoordelijke en moet kunnen aantonen dat de organisatie aan de AVG voldoet. De FG adviseert en houdt toezicht. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering blijft bij het bestuur.
Voor AI betekent dat een actuele lijst van tools die medewerkers en leerlingen mogen gebruiken, met de bijbehorende overeenkomsten en beoordelingen. Accounts en instellingen worden centraal beheerd. Nieuwe AI-functies in bestaande software worden opnieuw beoordeeld. En de datalekprocedure dekt ook situaties met AI.
Medewerkers moeten die lijst ook kennen. Privacy rond AI is daarmee ook een kwestie van AI-geletterdheid: herkennen wanneer persoonsgegevens in beeld komen en weten welke afspraak dan geldt.
Begin bij wat medewerkers al gebruiken
Een bestuur kan maanden aan beleid schaven zonder te weten welke AI-tools medewerkers al gebruiken. Wij zouden daarom beginnen met twee vragen aan medewerkers:
Welke AI-tools gebruik je nu voor je werk? En doe je dat met een schoolaccount of een privéaccount?
Leg de antwoorden naast de toepassingen die de organisatie heeft beoordeeld. Het verschil laat zien waar medewerkers behoefte aan hebben en waar de grootste privacyvragen liggen. Van daaruit bepaal je welke tools je beoordeelt, welke afspraken scherper moeten en waar uitleg nodig is.
Privacy rond AI staat in het beleid. In de praktijk wordt het bepaald op het moment dat iemand iets kopieert en op Enter drukt.
Aan de slag
Weet je welke AI-tools medewerkers binnen jullie scholen gebruiken en welke gegevens daarin terechtkomen? NOBRAINERS helpt schoolbesturen het huidige AI-gebruik in kaart te brengen en te vertalen naar duidelijke afspraken voor medewerkers.
Transparantie over deze blog
Deze blog is deels met hulp van AI opgesteld. De inhoud is daarna door NOBRAINERS beoordeeld, aangescherpt en redactioneel gecontroleerd. AI is gebruikt als ondersteuning bij onderzoek, structuur, formulering en SEO. De inhoudelijke keuzes, duiding en eindredactie liggen bij NOBRAINERS.
Deze blog geeft praktische richting en is geen juridisch advies. Beoordeel concrete privacyvragen samen met de FG van het bestuur en raadpleeg actuele informatie van onder andere SIVON.